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REGLAMENTO DEL DEFENSOR DEL CLIENTE Capítulo I.- REGULACIÓN, DESIGNACIÓN, DURACIÓN E INDEPENDENCIA DEL CARGO. Artículo 1º.- (Regulación) El presente Reglamento regula la figura del Defensor del Cliente (en adelante, el Defensor) de las Entidades Financieras que figuran en la relación recogida en el Anexo y de cualesquiera otros que con acuerdo unánime de los mismos se incorporen a dicha relación (en adelante, las Entidades). También podrán incorporarse las Sociedades participadas por las Entidades y que éstas designen expresamente. Artículo 2º.- (Designación) El Defensor del Cliente será nombrado conjuntamente y por unanimidad de las Entidades (previo acuerdo de sus respectivos Consejos de Administración u Órganos equivalentes), debiendo recaer el cargo en una persona con honorabilidad y reconocido prestigio en los ámbitos jurídico, económico o financiero, ajena a la organización de las Entidades a que preste sus servicios. Artículo 3º.- (Independencia) El Defensor actuará con independencia respecto de las Entidades y con total autonomía en cuanto a los criterios y directrices a aplicar en el ejercicio de sus funciones. Artículo 4º.- (Duración del cargo) El nombramiento del Defensor tendrá una duración de tres años y podrá ser renovado por iguales periodos de tiempo cuantas veces lo consideren oportuno las Entidades. La renovación deberá ser acordada por una mayoría de tres quintos de las Entidades. La Entidad o Entidades que no hayan aprobado la renovación podrán separarse del grupo inmediatamente después de acordarse aquélla. Artículo 5º.- (Causas de incompatibilidad e inelegibilidad) 1.- El desempeño del cargo del Defensor será incompatible con el ejercicio de cualquier otro cargo o profesión que puedan impedir o menoscabar el cumplimiento de sus funciones o comprometer su imparcialidad o independencia. Artículo 6º.- (Terminación del cargo) 1.- El Defensor cesará en su cargo por cualquiera de las causas siguientes: a) Expiración del plazo para el que fue nombrado, salvo que las Entidades acordaran su renovación. 2.- Vacante el cargo y sin perjuicio del cumplimiento de las resoluciones adoptadas por el Defensor cesado, las Entidades procederán al nombramiento de un nuevo titular dentro de los treinta días siguientes al en que se produjo la vacante. El nombramiento requerirá la mayoría de tres quintos de las Entidades. La Entidad o Entidades que no hayan aprobado el nombramiento podrán separarse del grupo inmediatamente después de acordarse aquél, sin perjuicio de hacer frente a los compromisos económicos contraídos para el presupuesto en vigor. Capítulo II. COMPETENCIAS Artículo 7º.- (Competencia del Defensor) 1.- Es función del Defensor la tutela y protección de los derechos e intereses de los usuarios de servicios financieros de las Entidades, derivados de sus relaciones con los mismos, así como procurar que tales relaciones se desarrollen en todo momento conforme a los principios de buena fe, equidad y confianza recíproca. 2.- Corresponden, asimismo, al Defensor del Cliente las funciones del Defensor del Partícipe contemplado en el artículo 7º del Texto Refundido de la Ley de Regulación de los Planes y Fondos de Pensiones, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2002, de 29 de noviembre, respecto de los planes de pensiones del sistema individual que expresamente designen las Entidades comprendidas en el artículo 1º de este Reglamento. Artículo 8º.- (Materias excluidas) 1.- En todo caso, quedan excluidas de la competencia del Defensor: a) Las relaciones entre las Entidades y sus empleados. 2.- En estos supuestos el Defensor inadmitirá a trámite la reclamación o queja y la remitirá sin dilación al Departamento o Servicio de Atención al Cliente de la correspondiente Entidad, comunicándoselo así al reclamante. Capítulo III. PROCEDIMIENTO EN LAS RECLAMACIONES. Artículo 9º.- (Iniciación) 1.- La presentación de las quejas y reclamaciones podrá efectuarse personalmente o mediante representación, en soporte papel o por medios informáticos, electrónicos o telemáticos siempre que éstos permitan la lectura, impresión y conservación de los documentos. 2.- En el documento mediante el que se inicie la reclamación se hará constar: a) Nombre, apellidos, y domicilio del interesado, y en su caso de la persona que los represente, debidamente acreditada; número del documento nacional de identidad para las personas físicas y datos referidos a registro público para las jurídicas. 3.- Si no se encontrase suficientemente acreditada la identidad del reclamante, o no pudiesen establecerse con claridad los hechos objeto de la reclamación, se requerirá al firmante para que, en el plazo de diez días naturales, complete la documentación remitida con el apercibimiento de que, si así no lo hiciese, se archivará la reclamación sin más trámites. 4.- Las reclamaciones o quejas podrán ser presentadas ante el Departamento o Servicio de Atención al Cliente de las Entidades, ante el Defensor del Cliente o en cualquier oficina abierta al público de las Entidades mencionadas en el artículo 1º de este Reglamento, así como en la dirección de correo electrónico que cada Entidad habrá de habilitar a este fin, de modo que, en todo caso, sean recibidas por el Defensor. 5.- La presentación de una reclamación ante el Defensor del Cliente deberá hacerse dentro del plazo de dos años a contar desde el día en que se hubiese descubierto el hecho o hechos determinantes de la reclamación y siempre que no hubiesen transcurrido más de cinco años desde la producción de los mismos. 6.- La presentación y tramitación de reclamaciones ante el Defensor del Cliente tiene carácter totalmente gratuito. Artículo 10º.- (Admisión a trámite) 1.- Recibida la reclamación o queja, el Defensor, tras las averiguaciones que considere oportunas, decidirá si el asunto que se le somete es de su competencia y, si estimase que no lo es, denegará su admisión a trámite. 2.- No procederá la admisión a trámite de las quejas o reclamaciones en los casos siguientes: a) Cuando se omitan datos esenciales para la tramitación no subsanables, incluidos los supuestos en que no se concrete el motivo de la queja o reclamación. Si se entiende no admisible a trámite la queja o reclamación por algunas de las causas indicadas, se pondrá de manifiesto al interesado mediante decisión motivada, dándole un plazo de diez días naturales para que presente sus alegaciones. Transcurrido dicho plazo sin que el interesado presente alegaciones se tendrá por definitiva la inadmisión de la reclamación o queja sin más trámites. Cuando el interesado hubiera contestado y se mantengan las causas de inadmisión, se le comunicará la decisión final adoptada por el Defensor. Artículo 11º.- (Tramitación) 1.- Admitida a trámite una reclamación, el Defensor concederá a la Entidad un plazo de quince días hábiles para que pueda formular las alegaciones que convengan a su derecho, con aportación o proposición de las pruebas pertinentes. Asimismo, el Defensor podrá recabar, tanto del reclamante como de los distintos departamentos y servicios de la Entidad, cuantos datos, aclaraciones, informes o elementos de prueba complementarios considere pertinentes para adoptar su decisión, fijando, en cada caso, un plazo de diez días naturales para completar estas peticiones. Estos plazos no interrumpirán el establecido en el artículo 12 del presente Reglamento para que el Defensor dicte su resolución. 2.- Si, a la vista de la reclamación o queja, la Entidad rectificase su situación con el reclamante a satisfacción de éste, deberá comunicarlo al Defensor del Cliente y justificarlo documentalmente, salvo que existiese desistimiento expreso del interesado. En tales casos se procederá al archivo de la reclamación sin más trámite. 3.- Los interesados podrán desistir de sus reclamaciones en cualquier momento. El desistimiento dará lugar a la finalización inmediata del procedimiento en lo que a la relación con el interesado se refiere. No obstante, el Defensor del cliente podrá acordar la continuación del mismo en el marco de su función de promover el cumplimiento de la normativa de transparencia y protección de la clientela y de las buenas prácticas y usos financieros. Artículo 12º.- (Decisión del Defensor) 1.- El Defensor del Cliente dictará su decisión en un plazo no superior a dos meses contados a partir del día de la presentación de la queja o reclamación. Para el cómputo de este plazo no se tendrá en cuenta el tiempo empleado por el reclamante en completar la documentación conforme a lo dispuesto en el artículo 9.3. La decisión será notificada a las partes en el plazo máximo de diez días naturales a contar desde su fecha, por escrito o por cualquiera de los medios mencionados en el artículo 9º.1 de este Reglamento, según haya designado de forma expresa el reclamante y, en ausencia de tal indicación, a través del mismo medio en que hubiera sido presentada la queja o reclamación. 2.- La resolución del Defensor será siempre motivada y contendrá unas conclusiones claras sobre la solicitud planteada en cada reclamación o queja fundándose en las cláusulas contractuales, las normas de transparencia y protección a la clientela aplicables y las buenas prácticas y usos financieros. En el caso de que la resolución se aparte de los criterios manifestados en expedientes anteriores similares, deberán expresarse las razones que lo justifiquen. En la resolución se mencionará la facultad que asiste al reclamante para, en caso de disconformidad con el resultado del pronunciamiento del Defensor, acudir al Comisionado para la Defensa del Cliente de Servicios Financieros que corresponda. 3.- Las resoluciones del Defensor favorables al reclamante vincularán a las Entidades, siempre que el cliente acepte la decisión mediante escrito dirigido al Defensor en el plazo de treinta días naturales, pasado el cual sin respuesta se entenderá que se rechaza. La aceptación se hará en los propios términos de la decisión e irá acompañada de la renuncia expresa a cualquier otra acción reclamatoria, ya sea judicial, administrativa o de otra índole. El Defensor comunicará la aceptación inmediatamente a la Entidad afectada que ejecutará la decisión en el plazo máximo de un mes contado desde el día en que se le notifique la aceptación del reclamante, cuando en ella se le obligue a pagar una cantidad o a realizar cualquier otro acto a favor del cliente, salvo que, dadas las circunstancias del caso, la decisión establezca un plazo distinto. 4.- En el caso de no aceptar la resolución del Defensor o transcurrido el plazo previsto en este Reglamento sin que le haya sido notificada la decisión, el reclamante podrá acudir al Comisionado para la defensa del Cliente de Servicios Financieros que corresponda sin perjuicio de su derecho a ejercitar las acciones que estime oportunas. Artículo 13º.- (Procedimiento en la defensa del partícipe) El procedimiento de presentación, tramitación y terminación de las quejas y reclamaciones regulado en este Reglamento se aplicará a las que se presenten por los partícipes y beneficiarios de los planes de pensiones individuales. Capítulo IV.- INFORME ANUAL Artículo 14º.- 1.- Dentro del primer trimestre de cada año, el Defensor del Cliente presentará a las Entidades un informe explicativo del desarrollo de su función durante el ejercicio precedente, que habrá de tener el contenido mínimo siguiente: a) Resumen estadístico de las quejas y reclamaciones atendidas con información sobre su número, admisión a trámite y razones de inadmisión, motivo y cuestiones planteadas en las quejas y reclamaciones, y cuantías e importes afectados. 2.- Un resumen del informe se integrará en la Memoria Anual de las Entidades. Capítulo V.- RELACIONES ENTRE EL DEFENSOR DEL CLIENTE Y LAS ENTIDADES. Artículo 15º.- 1.- Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo anterior el Defensor podrá presentar y formular a las Entidades recomendaciones y propuestas en todos aquellos aspectos que sean de su competencia y que, a su juicio, puedan favorecer las buenas relaciones y muestras de confianza que deben existir entre las Entidades y sus clientes. 2.- Las Entidades adoptarán todas las medidas necesarias para el mejor desarrollo de sus funciones por parte del Defensor y para asegurar la total independencia de su actuación. En particular corresponde a las Entidades: a) Aprobar anualmente un presupuesto de gastos adecuado al normal funcionamiento de los servicios del Defensor del Cliente. 3.- A los efectos de facilitar el funcionamiento de la Oficina del Defensor del Cliente, las Entidades podrán delegar en uno de ellos, o en una comisión o en persona determinada el cumplimiento y ejecución de las obligaciones que colectivamente les incumben. DISPOSICIÓN FINAL El presente Reglamento podrá ser modificado por acuerdo unánime de las Entidades de conformidad con la legislación vigente.
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